Advanced / Шаблоны для деловой переписки на английском языке

Как написать деловое письмо на английском языке: особенности и детали

Нет времени? Хранить в

В этой статье вы узнаете о стилях деловых писем, их структуре, правильном оформлении, приветствии и подписании таких писем.

кроме того, вы сможете увидеть наглядные клише и примеры деловых писем, а также написать важные советы, которые всегда помогут вам в нужное время.

Написание деловых писем на английском языке может вызвать у многих людей беспокойство (и без причины) об их навыках и недостатке словарного запаса для деловой переписки.

Но если вы будете следовать нашим советам и советам ниже, у вас будет отличное деловое письмо на английском языке (деловое письмо). Доверие превыше всего!

содержание статьи:

Шаблоны для деловой переписки на английском языке один

Структура делового письма

Формат деловых писем представляет собой последовательность таких элементов:

  • Имя и адрес получателя (имя и адрес получателя).
  • Дата (дата).
  • Справочник (ссылка).
  • Приветствие (приветствие).
  • Кузов (основная часть).
  • Закрытие (закрытие).
  • Подпись (подпись).
  • инициалы машинистки (инициалы отправителя).
  • Вложения (вложения).

Общие правила написания деловых писем

  • Используйте правильный формат и приветствие.

Существуют определенные стандарты оформления деловых писем на английском языке, хотя допускаются некоторые варианты (например, между официальным письмом на европейском и североамериканском языках на английском языке).

Крайне важно создать хорошее первое впечатление в начале вашего письма. Используйте подходящее приветствие.

При необходимости, если официальное письмо не в электронной форме, укажите адрес и имя получателя в правом верхнем углу. А затем начните писать текст.

убедитесь, что имя и фамилия лица написаны правильно. Используйте «Уважаемый сэр / мадам», если вы не знаете, кому адресовано письмо.

В этом случае я советую вам прочитать нашу статью о формах лечения на английском языке.

Уважаемый сэр / мадам - ​​Уважаемый сэр (мадам).
Уважаемый мистер Смит - Уважаемый мистер Смит.
Уважаемая госпожа - Уважаемая госпожа.
Дорогой Джек Джонсон - Дорогой Джек Джонсон.
Уважаемый покупатель, Уважаемый покупатель.
Господа, господа.

Шаблоны для деловой переписки на английском языке два

Но приведены примеры вводных фраз в деловом письме (для использования ссылок на предыдущую переписку; для уточнения того, как вы узнали о получателе; в сообщении причины написания письма и т. Д.):

Со ссылкой на ваше письмо от 7 сентября я ... - Ссылаясь на Ваше письмо от 7 сентября, я ...
Я пишу, чтобы узнать о ... - Я пишу, чтобы уточнить информация о ...
После просмотра вашей рекламы в ... я бы хотел ... - В связи с вашей рекламой в ... я бы хотел (а).
После получения вашей контактной информации от ..., я ... - В связи с получением Ваших данных (контактных данных) от ..., я ...
Я получил ваш адрес от .. ... и хотел бы ... - Я получил Ваши контактные данные от ... и хотел бы ...
Мы / я недавно писали вам о ... Недавно мы / я отправили (и) вам информацию о ...
Спасибо за ваше письмо от 3 ноября. Спасибо за Ваше письмо от 3 ноября.
Спасибо за ваше письмо относительно ... - Спасибо за ваше письмо относительно ...
Спасибо за ваше письмо / электронное письмо о ... - Спасибо за ваше письмо / электронное письмо на ...
В ответ на ваше письмо от 2 июня ... - В ответ на ваше письмо от 2 июня ...

Деловые письма обычно носят формальный характер, и тон письма всегда должен быть вежливым.

В письмах-запросах всегда используются модальные глаголы, чтобы запрос был максимально вежливым.

Например, неправильно писать: «Я хочу, чтобы вы пришли в наш офис в среду». Вместо этого вы должны написать: «Сможете ли вы прийти в наш офис в среду?»

Письма-жалобы также должны быть вежливыми и не слишком эмоциональными.

Например, если вы отправляли с опозданием, а она была задержана на производственной линии, правильно написать: «Поставка была задержана на шесть дней, и это привело к серьезным сбоям в нашей работе»

Если вы сообщаете о плохих новостях или продолжаете приносить извинения, вам нужно очень вежливо и тактично указать причину проблемы.

Вы можете использовать выражения: «С сожалением сообщаю вам», «К сожалению» или «Я боюсь, что».

Шаблоны для деловой переписки на английском языке три

  • Укажите его назначение.

Назначение своего адреса на английском языке в деловом письме необходимо указать в первом абзаце, а затем написать основную идею.

Почти каждое из следующих предложений в примере имеет 3 сходства:

  • Они объясняют главное. Каждый отвечает на вопрос: «Что это?».
  • Они лаконичны и не грубы.
  • Они содержат положительные слова: «спасибо», «пожалуйста», «довольный», «благодарный», «благодарю», «поздравить», «успех», «одобрить» и т. Д.

По нашему телефонному разговору ...
далее К нашему телефонному разговору ...
Я пишу, чтобы предоставить запрошенную вами информацию.
Отправьте запрошенную информацию.
Было приятно встретиться с вами на встрече / конференции в прошлый понедельник.
Было приятно встретиться с вами на встрече / конференции в прошлый понедельник.
Спасибо, что написали нам о своем опыте работы в нашем исследовательском центре на прошлой неделе.
Спасибо, что связались с нами по поводу вашего опыта работы в нашем исследовательском центре на прошлой неделе.
Я рад написать письмо для подтверждения нашего соглашения о летнем семинаре.
С удовольствием напишу о подтверждении нашего соглашения относительно летнего семинара.
Большое спасибо за участие в нашем аукционе.
спасибо за ваш вклад в наш аукцион.
Я подаю заявление в аспирантуру по морской биологии, и я был бы очень признателен, если бы вы написали рекомендательное письмо для меня.
Я подаю заявление в аспирантуру по специальности «биология морской среды», и я был бы очень признателен, если бы Вы написали рекомендательное письмо для меня.
Спасибо, что написали нам вопрос о посещении конференции в Балтиморе. Я хотел бы одобрить Ваш запрос.
Спасибо за ваше письмо относительно конференции в Балтиморе. Я хотел бы одобрить ваш запрос. К сожалению,.
Пожалуйста, примите мои извинения за пропуск вчерашней встречи. Мне очень жаль, что я не смог присутствовать.
Пожалуйста, примите мои извинения за пропуск вчерашней встречи. Мне очень жаль, что я не смог присутствовать.
Поздравляем с успешной сдачей экзамена на адвоката. Вы теперь официально адвокат!
Поздравляем с сдачей экзамена. Теперь вы официально являетесь уполномоченным лицом!
Я полностью отвечаю или превышаю требования должности бизнес-аналитика III, и я рад подать заявку на нее.
Я полностью отвечаю требованиям бизнес-аналитика категории III или превышаю их, и я рад возможности подать заявку на эту должность.

10 видов деловых писем

  • Коммерческое письмо. Торговое письмо.

Типичные коммерческие (рекламные) письма начинаются с сильного заявления, чтобы привлечь внимание читателя, поскольку цель состоит в том, чтобы побудить его действовать.

Такие письма включают обращения, подробное описание преимуществ для читателя, последовательность действий, а также номера телефонов или ссылку на сайт.

  • Письменная инструкция (заказ-письмо). Заказное письмо.

Письма-заказы отправляются потребителями производителю, розничному продавцу или оптовику для заказа товаров или услуг.

Официальное письмо на английском языке должно содержать информацию о номере модели, названии продукта, желаемом количестве и ожидаемой цене.

Информация об оплате также иногда включается в письмо.

  • жалоба (жалоба). Жалоба

Для тех, кто не знает претензию - претензия на продукцию низкого качества с претензией на возмещение убытков. Слова и тон, выбранные вами для использования письма-жалобы, могут стать решающим фактором при его рассмотрении.

Будьте прямолинейны, но тактичны и всегда используйте профессиональный тон, если вы хотите, чтобы руководство вы услышали.

  • Письмо для разрешения споров. Корректирующее письмо.

Это письмо обычно отправляется в ответ на претензию или жалобу. Если ситуация складывается в пользу клиента, начните письмо с этой новости.

Если нет, придерживайтесь фактического тона, сохраняя вежливость. Сообщите клиенту, что вы понимаете его жалобу.

  • Письмо Письмо-запрос.

в письме-запросе задан вопрос с целью получения информации от получателя. При составлении этого типа письма будьте ясны и лаконичны - перечислите только то, что вам нужно.

Обязательно укажите свою контактную информацию, чтобы читателю было легко ответить.

  • Письмо Последующее письмо.

Обычно это рекламное письмо, отправленное за другим (например, в случае заказа). Такие письма обычно отправляются после определенного исходного сообщения.

Это может быть отдел продаж, который благодарит покупателя за размещение заказа, предпринимателя, проводящего обзор результатов встречи, или людей, которые ищут работу, задавая вопрос о статусе вашей заявки.

Часто бывает, что такие письма представляют собой комбинацию благодарственных писем и деловых писем.

  • рекомендательное письмо Рекомендательное письмо.

Потенциальные работодатели иногда спрашивают у кандидатов эти письма, прежде чем их нанять

Письмо такого типа обычно представляет мнение бывшего работодателя (или работника) о кандидате с профессиональной точки зрения.

  • подтверждение по электронной почте. Письмо-подтверждение.

Подтверждающие письма действуют как обычные квитанции. Компаний отправьте им информировать получателя о том, что они получили предыдущее сообщение информации, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т. д.

письмо-подтверждение является знаком глубокого внимания и уважения к получателю, но само действие может и не быть принято.

  • сопроводительное письмо. Сопроводительное Письмо.

подобные письма обычно сопровождают пакет документов, отчет или другие товары. Они используются для описания того, что входит в пакет, то почему, и что (при необходимости) получатель должен сделать.

сопроводительные письма, как правило, довольно короткий и лаконичный.

  • письмо об отставке. Письмо об отставке.

, когда работник планирует закончить свою работу, заявление об увольнении, как правило, отправляется к своему непосредственному руководителю, сообщив ему в последний день работы.

часто, работник также подробно объясняет причину ухода из компании.

Советы По Написанию Бизнес

  • при написании письма важно сохранить его простым и сосредоточенным, так что смысла вашего письма понятно.
  • Используйте простые и короткие слова вместо корневых.
  • Лучший способ начать письмо с указанием цели в начале. Это правильный подход, и он задает тон для последующего текста письма, привлекая интерес читателя.
  • Однако, если ваше письмо содержит плохие новости, прямой подход нецелесообразен. Вместо этого используйте косвенную указывающую плохую новость во втором или третьем абзаце письма.
  • Приветствие в деловом письме и вступительная часть письма должны быть вежливыми. Всегда обращайте внимание на усилия и чувства читателя.
  • После ввода необходимо указать детали проблемы.
  • Укажите необходимую информацию о проблеме и варианте решения.
  • Сообщите читателю о причинах решения.
  • Соблюдайте одинарный интервал и оставляйте пробелы между абзацами, выравнивайте букву по левому краю (стиль блока - это выравнивание линий слева). Придерживайтесь коротких предложений и четких абзацев.
  • Будьте честны и уважайте время своего читателя: ваш читатель занят, поэтому идите прямо к делу без «воды».
  • Используйте шрифты «Arial», «Times New Roman», «Courier New» или «Verdana». Размер шрифта должен быть 10 или 12. Используйте поля 2,5 см или 1 дюйм со всех четырех сторон.
  • Всегда приносите пользу своим читателям. Вместо этого поговорите о том, что вы ожидаете от них для себя, укажите, что вы можете им предложить.
  • Будьте осторожны с именем и названием компании получателя.
  • Сделайте свой тон разговорным, но профессиональным; не будь чрезмерно формальным.
  • избегайте жаргона, высокомерия, высокомерия и хвастовства.
  • В письме используйте активный голос и личные местоимения.
  • Всегда заканчивайте письмо запросом действий.
  • Оставьте пустую строку после приветствия и перед финальной частью. Четверной пробел между последним предложением и конечными буквами.
  • При необходимости оставьте 4 или 5 пробелов для рукописной подписи.
  • Деловое письмо всегда должно быть напечатано на белой бумаге формата А4, а не на цветной или какой-либо личной канцелярской бумаге.
  • Завершите письмо профессионально и вежливо.

И снова, не забудьте перепроверить письмо на наличие ошибок (не менее 2 раз).

Преимущества электронной почты

Электронное деловое письмо нарисовать гораздо быстрее и проще обычного. Однако некоторые сообщения могут не открываться, и это минус.

Если вы хотите быть уверены в доставке вашей апелляции, не забудьте проконтролировать процесс и установите флажок с уведомлением о возврате.

В зависимости от того, кому вы пишете и почему, вам может потребоваться отправить письмо с подписью в реальном времени, заверенной документами с печатью (хотя никто не отменил отсканированную копию). Тогда, конечно, выбор очевиден.

Но помните, что электронная почта экономит деньги (в основном это бесплатно, в то время как вы должны платить за доставку (или даже почтовые марки) обычного делового письма) и сохранять окружающую среду, в отличие от электронных писем, которые требуют бумагу для потребления. Помни деревья!

И не забудьте про наш специальный курс «Деловой английский», где вы сможете прояснить все непонятные нюансы, связанные с формальным английским, непосредственно от опытного преподавателя. Используйте свои шансы и получите признание!

Конец служебного письма

В последнем абзаце вашего произведения искусства вы должны написать:

Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас есть какие-либо вопросы.
Обращайтесь, если у вас есть какие-либо вопросы.

Или следующие выражения, если вы приложите дополнительные документы, фотографии:

"Я прилагаю ..." или "Пожалуйста, найдите приложенное / прикрепленное ..."

Завершение письма в первую очередь зависит от ваших отношений с адресатом. Используйте «С уважением», если вы не знаете человека, с которым разговариваете, и «С уважением» для получателей, которых я хорошо знаю. И не смешивайте! Так как ваша искренность к незнакомцу может быть довольно заметной и вызывать смущение.

Для менее формальных писем вы можете использовать: «С наилучшими пожеланиями» или «С наилучшими пожеланиями». В конце письма необходимо поставить (свою подпись) имя и должность.

в качестве напоминания проверить ваше письмо на наличие ошибок перед отправкой!

Примеры выражения в конце делового письма:

С уважением (Сердечно);
Искренне ваш (Искренне ваш);
С уважением (искренне);
Лучший (Все лучшее);
С уважением (искренне);
С уважением (наилучшие пожелания);
Искренне Ваш (С уважением);
Искренне (Сердечно);
с уважением (с уважением);
С уважением (с полным уважением);
Спасибо (Спасибо);
Спасибо за ваше внимание (Спасибо).

затем запятую и абзац напишите ваши данные:

Если вы сообщите коллеге о статусе текущего проекта, то формальное заключение не совсем уместно (хотя многие просто предписывают его по умолчанию); но если вы, например, вступаете в борьбу за продвижение по карьерной лестнице, это, безусловно, необходимо.

нет "Позже", "Спасибо", "TTYL", "Тепло", "Приветствия" и произнесены такие слова! Вы не понимаете.

Шаблоны для деловой переписки на английском языке четыре

Примеры фраз для завершения делового письма

фраза, обычно используемая для обозначения последующих событий; повторно попросить прощения; предложения о помощи и т. д.

Если вам требуется дополнительная информация, свяжитесь со мной в любое время. / Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне в любое время. / Если у вас есть какие-либо дополнительные вопросы, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.
Если вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, свяжитесь с нами в любое время.
Я с нетерпением жду вашего ответа. / С нетерпением жду Вашего ответа.
Я с нетерпением жду Вашего ответа.
Я с нетерпением жду встречи с вами.
мы с нетерпением ждем встречи с Вами.
Пожалуйста, сообщите при необходимости.
При необходимости дать рекомендации.
Мы надеемся на успешное сотрудничество в будущем.
Мы стремимся к успешному сотрудничеству с Вами в будущем.
Еще раз прошу прощения за доставленные неудобства.
еще раз прошу прощения за причиненные неудобства.
Мы надеемся, что мы можем продолжать полагаться на ваш ценный обычай.
Мы надеемся, что можем рассчитывать на ваши ценные заказы.
Буду признателен за ваше немедленное внимание к этому вопросу.
Буду признателен за ваше непосредственное внимание к этому вопросу.
Жду вашего ответа с интересом.
Жду вашего ответа с интересом.
Мы рассчитываем на построение прочных деловых отношений в будущем.
Мы стремимся строить прочные деловые отношения с вами в будущем.
Я с нетерпением жду нашей встречи 7 октября.
Я с нетерпением жду встречи с вами 7 октября.
Спасибо за ваше чрезвычайно полезное внимание к этому вопросу.
Спасибо за ваше чрезвычайно полезное внимание к этому вопросу.
Еще раз спасибо за ваше внимание, внимание и время.
Еще раз спасибо за ваше внимание, внимание и время.
Всегда приятно иметь с тобой дело.
С вами всегда приятно иметь дело.
Еще раз спасибо за то, что поделились своим опытом в этом вопросе.
Еще раз спасибо за обмен опытом по этому вопросу.
Я с нетерпением жду ваших комментариев по этому вопросу.
Я с нетерпением жду возможности внести свой вклад в это.

Шаблоны для деловой переписки на английском языке пять

Трафарет деловых писем

Из-за особого формата этой статьи описанный вами интервал между абзацами не соблюдается. Мы надеемся, что вы простите нам этот нюанс.

  • Представляем нового сотрудника. Представление нового коллеги.

Я хочу воспользоваться этой возможностью, чтобы сообщить вам, что [Имя] скоро присоединится к нам в качестве [Название] в [Отдел]. [Он или Она] вступят во владение [Имя] и начнут работу [Дата].

[Имя] является [Должность] [Отдела] в [Компания] в течение [количество] лет, и мы рады, что [он или она] решил присоединиться к нашей компании на данном этапе нашего развития.

[Он или Она] - человек с [одним или двумя качествами], и я не сомневаюсь, что [он или она] внесет значительный вклад во все аспекты нашей работы здесь.

Я надеюсь, что все вы постараетесь, чтобы [Имя] чувствовало себя здесь как дома, когда [он или она] привыкнет к [его или ее] новому положению.

  • Первое напоминание о неуплате. Первое напоминание о неоплаченном счете.

[Имя, должность получателя]

Пишу, чтобы напомнить вам, что мы еще не получили оплату по счету [номер] на [сумму], причитающуюся [дата]. Я прилагаю полную выписку по вашему счету по состоянию на [дату] и копию счета.

Мы уверены, что это упущение с вашей стороны, и будем благодарны за ваше оперативное внимание к этому вопросу. Если ваш платеж уже отправлен по почте, игнорируйте это письмо.

Если у вас есть какие-либо вопросы о вашей учетной записи, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться ко мне.

Шаблоны для деловой переписки на английском языке шесть

Примеры деловой письменности на английском языке

Следующие два примера отличаются заголовками букв. Это связано с тем, что компании имеют право вносить небольшие изменения в формат для их удобства. Оба варианта считаются действительными.

Первый пример.

Студенты будущего.
610 Fountain Ave
Берлингтон, Нью-Джерси 08016

6 июня 2018 г.
Студенческий городок Берлингтон
Уличный адрес
Город, штат Почтовый индекс

Используйте это пример письма в качестве шаблона, чтобы помочь вам завершить свои действия на протяжении всего этого курса. Я специально настроил интервалы и контент, чтобы вам было легче удалять существующий текст и заменять его контентом, который вам нужно использовать. Обязательно используйте все предоставленные вам инструменты, чтобы ваша работа была более эффективной.

Обязательно скопируйте предоставленные мною текстовые поля, они могут быть полезны, когда вам нужно составить различные типы деловых писем. Обязательно сохраните этот документ как: Шаблон письма.

Business Ed. Учитель

* Корпус * (при необходимости)

Второй пример.

Бланк организации

16 марта 2016 г.

Мистер Эрни Инглиш

1234 Письменный переулок

Напишите город, IN 12345

Уважаемый г-н Английский:

В первом абзаце типичного делового письма указывается основной смысл письма. Начните с дружеского открытия; затем быстро перейдите к цели вашего письма. Используйте пару предложений, чтобы объяснить цель, но не вдавайтесь в подробности до следующего абзаца.

Начиная со второго абзаца, укажите подтверждающие детали, чтобы оправдать вашу цель. Они могут принимать форму справочной информации, статистики или из первых рук. Несколько коротких параграфов в теле письма должно быть достаточно, чтобы поддержать ваши рассуждения.

Наконец, в заключительном абзаце кратко изложите свою цель и почему это важно. Если цель вашего письма связана с вашей работой, рассмотрите возможность дополнения вашего письма контактной информацией и названием, если оно не указано на бланке. Однако, если цель носит информационный характер, подумайте о завершении с благодарностью за время читателя.

Шаблоны для деловой переписки на английском языке семь

Заключение

Здесь вы в курсе! Теперь вы можете попытаться устроиться на работу в самые разные зарубежные компании, прекрасно заявив о себе и своих навыках, намерениях и достижениях в соответствующем официальном письме на английском языке. И пусть удача улыбнется тебе!

Репетитор по английскому языку ростов на дону
Волга днепр английский язык ульяновск
За сколько реально выучить английский язык
Английский для детей в контакте
Английский язык репетитор для детей